Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 13 del Regolamento europeo 2016/679/UE
Gent.ma/Gent.mo,
ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 e in attuazione del D.Lgs. 101 del 2018, si forniscono, nel rispetto del principio di trasparenza, le seguenti informazioni al fine di rendere consapevoli rispetto alle caratteristiche ed alle modalità del trattamento dei dati:
a) Contitolari del trattamento e dati di contatto del Data Protection Officer (DPO)
I Contitolari del Trattamento dei dati sono:
l’Università di Torino, in persona del legale rappresentante “pro-tempore” il Magnifico Rettore, con sede legale in via G. Verdi, 8 – 10124 Torino (dati di contatto: indirizzo PEC: ateneo@pec.unito.it - indirizzo mail: rettore@unito.it:). Il Data Protection Officer è contattabile all'indirizzo email: rpd@unito.it
l’Università di Coimbra, in persona del legale rappresentante “pro-tempore” il Magnifico Rettore, con sede legale in Portogallo: Praça da Porta Férrea, 3004-531, Coimbra; tax identification code/VAT n. 501617582. Il Data Protection Officer è contattabile all’email: epd@uc.pt
l’Università di Paul-Valéry Montpellier 3, in persona del legale rappresentante “pro-tempore” il Magnifico Rettore, con sede legale in Francia: Route de Mende 34199 Montpellier Cedex 5; tax identification code/VAT n. FR25193410891. Il Data Protection Officer è contattabile all’email: dpo@univ-montp3.fr
l’Università di Madrid - Camilo José Cela, in persona del legale rappresentante “pro-tempore” il Magnifico Rettore, con sede legale in Spagna: Castillo de Alarcón, 49, Madrid 28692, tax identification code/VAT n. A79336947. Il Data Protection Officer è contattabile all’email: dvalleinclan@ucjc.edu
b) Finalità del trattamento e base giuridica
I trattamenti dei dati personali richiesti ai soggetti interessati perseguono le seguenti finalità e sono effettuati sulla base delle seguenti basi giuridiche.
1. Finalità di ricerca nell’ambito del Progetto europeo, denominato “Cycling, Campus & City – 3Cs” (di seguito, anche solo “Progetto 3Cs.”). Il Progetto prevede la somministrazione di un questionario alla comunità universitaria (docenti, studentesse/studenti, personale tecnico amministrativo) finalizzato a raccogliere dati ed informazioni sulla mobilità. Una parte dei dati delle informazioni raccolte tramite tale questionario sarà trattata dai Contitolari per la finalità del Progetto 3Cs. Il questionario sarà somministrato dall’Università di Torino tramite la piattaforma Limesurvey - Uniquest. I dati raccolti saranno condivisi e trattati dai Contitolari per finalità di ricerca nell’ambito del Progetto 3Cs.
Base giuridica a fondamento delle attività di trattamento effettuate per la finalità di ricerca nell’ambito del Progetto 3Cs: art. 6, paragrafo 1, lett. e) del GDPR “il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento”.
2. Esclusivamente l’Università di Torino, in qualità di unico Titolare del trattamento, tratterà tutti i dati raccolti attraverso la somministrazione del questionario sopra descritto anche per la finalità di predisposizione del Piano di Spostamento Casa Lavoro (PSCL), previsto dall’articolo 229, comma 4, del Decreto-legge n. 34 del 19 maggio 2020 e s.m.i.. Per la redazione del PSCL, con Decreto Interministeriale n. 179 del 12 maggio 2021, art. 3 comma 5, sono state adottate le “Linee guida per la redazione e l’implementazione dei piani degli spostamenti casa-lavoro (PSCL)” secondo cui è necessario raccogliere e analizzare le informazioni ed i dati relativi alle esigenze di mobilità del personale. In particolare, le Linee Guida prevedono la necessità di effettuare un' “Analisi delle condizioni strutturali aziendali e dell’offerta di trasporto” e un’ “Analisi degli spostamenti casa-lavoro”. L’Ateneo al fine di garantire tale obiettivo in conformità a quanto previsto dalla Legge n. 221 del 2015, non ritiene sufficiente effettuare tale analisi esclusivamente nei confronti del personale docente e tecnico amministrativo, bensì ritiene utile estendere tale analisi anche agli spostamenti di studenti e studentesse. Parte dei dati saranno comunicati e trattati da parte di Città Metropolitana di Torino, Regione Piemonte e 5T srl.
Base giuridica a fondamento delle attività di trattamento effettuate ai fini della redazione del Piano di Spostamento Casa Lavoro (PSCL):
1. In riferimento alla categoria di interessati: personale strutturato (docenti, personale tecnico amministrativo: art. 6, paragrafo 1, lett. c) del GDPR:“il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento”
2. In riferimento alla categoria di interessati: studentesse/studenti: art. 6, paragrafo 1, lett. a) del GDPR: “l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”.
3. Esclusivamente l’Università di Torino, in qualità di unico Titolare del trattamento, tratterà i dati di contatto (e-mail) riferiti ai partecipanti al fine di conferire un eventuale riconoscimento simbolico (es. gadget) per la compilazione del questionario.
Base giuridica a fondamento del conferimento di un riconoscimento simbolico per la compilazione del questionario: art. 6, paragrafo 1, lett. a) del GDPR: “l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità”.
c) Tipi di dati trattati
I dati personali raccolti e trattati dal Titolare per le finalità sopra indicate sono i seguenti:
- dati anagrafici;
- dati relativi al domicilio e alla residenza;
- informazioni sulla mobilità e sugli spostamenti casa/lavoro
- dati di contatto.
d) Conferimento dei dati
La compilazione del questionario è facoltativa. Il conferimento dei dati personali attraverso la compilazione del questionario è obbligatorio, ad eccezione dell’indirizzo di residenza/domicilio e della email di contatto. La mancata compilazione del questionario non consentirà rispetto alle finalità sopra individuate:
1. il raggiungimento della finalità di ricerca scientifica nell’ambito del Progetto 3Cs;
2. l’analisi completa ai fini della redazione del Piano di Spostamento Casa Lavoro.
Il mancato conferimento dell’indirizzo email non consentirà l’attribuzione di un riconoscimento simbolico.
e) Modalità del Trattamento
Il trattamento dei dati personali avverrà mediante strumenti informatici e telematici comunque idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi.
I Contitolari si avvalgono per la somministrazione del questionario e per la raccolta dei dati della piattaforma LimeSurvey - Uniquest, fornita dall’Università di Torino.
I Contitolari si avvalgono per la condivisione dei dati di cartelle ad accesso riservato su accrediti Google Drive gestiti da UNITO
Per il raggiungimento delle finalità sopra riportate, i dati saranno trattati all’interno da soggetti autorizzati al trattamento dei dati sotto la responsabilità dei Contitolari, i quali sono a tal fine adeguatamente istruiti e formati.
f) Responsabili Esterni del trattamento
La piattaforma LimeSurvey - Uniquest è fornita dall’Università di Torino ed è in hosting presso il Consorzio Interuniversitario del Nord Est per il Calcolo Automatico (CINECA), con sede in via Magnanelli, 6/3 – Casalecchio di Reno - Bologna (Italia), nominato dall’Università di Torino quale Responsabile del trattamento dei dati personali (“Data Processor”) ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
L’Università di Torino conserverà i dati raccolti tramite l’uso di cartelle riservate su Google Drive, a cui sarà consentito l’accesso ai ricercatori specificatamente individuati e debitamente autorizzati. L’Università di Torino ha provveduto a nominare Responsabile Esterno del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Per ulteriori approfondimenti si veda la lett. h) sul Trasferimento dati a Paesi Terzi.
g) Categorie di destinatari dei dati personali
Nell'ambito della finalità descritta al punto b) 2. , l’Università di Torino comunicherà a Città Metropolitana di Torino, Regione Piemonte e 5T srl, al fine di permettere una migliore strutturazione dell’offerta dei servizi di mobili, alcuni dati personali raccolti e precisamente:
- dati anagrafici;
- dati relativi al domicilio e alla residenza;
- informazioni sulla mobilità e sugli spostamenti casa/lavoro
h) Trasferimento dati a Paese Terzo
I dati personali possono essere trasferiti verso Paesi terzi rispetto all’Unione Europea, in quanto il Titolare utilizza i servizi di Google per il settore Educational. Google si avvale di infrastrutture informatiche, di apparecchiature necessarie all’interconnessione di reti ed utenti e logging centers ubicati in Stati extra UE. Google ha aderito al Data Privacy Framework sul trasferimento dei dati UE- USA sulla base della decisione di adeguatezza adottata il 10 luglio 2023 dalla Commissione UE a norma dell’articolo 45, paragrafo 3 del GDPR. Nell’ambito dei rapporti contrattuali con l’Ateneo, inoltre Google rispetta la normativa europea sul trasferimento dei dati come indicato nell’Emendamento sul trattamento dei dati, sottoscritto dall’Ateneo, in cui sono contenute le clausole contrattuali tipo (vedi https://cloud.google.com/terms/sccs/eu-c2p). Con Decisione di esecuzione (UE) 2021/914 del 4 giugno 2021 la Commissione Europea ha emanato le clausole contrattuali tipo per il trasferimento di dati personali verso paesi terzi a norma del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio.
i) Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità del trattamento (nel rispetto del principio di necessità e finalità del trattamento) e pertanto saranno cancellati entro cinque anni a partire dalla data della loro raccolta.
I dati di contatto finalizzati all’eventuale conferimento di riconoscimenti simbolici verranno altresì cancellati dopo tale conferimento.
l) Diritti sui dati
Le/Gli interessate/i (soggetti a cui si riferiscono i dati) possono fare valere, nei casi previsti, i propri diritti sui dati personali ai sensi degli artt. 15-21 del Regolamento UE 2016/679, ove applicabili, nei confronti dell’Università di Torino inviando una specifica istanza ad oggetto: “diritti privacy” al seguente indirizzo e-mail: mobility.manager@unito.it
Esclusivamente in riferimento alla finalità indicata al punto b) 2. e b) 3. della presente informativa, le studentesse e gli studenti ai sensi dell’art. 7 par. 3 del Regolamento UE 2016/679 hanno il diritto di revocare in qualsiasi momento il consenso prestato in precedenza ed al contempo esercitare il diritto alla cancellazione dei loro dati personali secondo quanto stabilito dall’art. 17 del Regolamento UE 2016/679 o GDPR.
La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso ottenuto prima di detta revoca.
m) Reclamo
Si informa l’interessato che ha diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo e può rivolgersi all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali (website: www.garanteprivacy.it)
n) Processo decisionale automatizzato e profilazione
Il Titolare del trattamento dei dati personali non si avvale di processi decisionali automatizzati compresa la profilazione.
Acquisite le informazioni di cui sopra, dichiaro di:
□ aver preso visione, compreso l’informativa al trattamento dei dati personali, e acconsentire al trattamento dei propri dati personali per la finalità di cui al punto b) 2. della presente informativa
